QUY TRÌNH LÀM VIỆC VỚI NHÀ CUNG CẤP CỦA THẾ GIỚI NÔNG SẢN

Kính gửi các Nhà Cung Cấp,

Để xúc tiến nhanh hơn quá trình hợp tác, các công việc được thực hiện hiệu quả và đúng tiến độ trong suốt quá trình hợp tác, Thế Giới Nông Sản áp dụng “Quy trình làm việc với Nhà Cung Cấp cho Thế Giới Nông Sản” cụ thể như sau:

Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ sản phẩm

Thế Giới Nông Sản là thương hiệu đã được đăng ký bảo hộ thương hiệu với mã số 4-0375871-000, tất cả các cửa hàng đều có chứng nhận ATTP vì thế các sản phẩm bán tại Thế Giới Nông Sản đều phải có đầy đủ giấy tờ.

Các giấy tờ liên quan đến nhà cung cấp và sản phẩm gồm:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh

• Chứng nhận nguồn gốc sản phẩm (Certificate of origin - CO): Các loại giấy tờ thể hiện được xuất xứ của sản phẩm.

• Chứng nhận chất lượng sản phẩm (Certificate of Quality - CQ): Các loại giấy tờ kiểm định, kiểm nghiệm sản phẩm an toàn cho người sử dụng.

• Giấy khen, giải thưởng cho doanh nghiệp hoặc sản phẩm (nếu có).

Toàn bộ các giấy tờ về nhà cung cấp và sản phẩm vui lòng gửi về Thế Giới Nông Sản qua email: Ketoantgns@gmail.com và CC email thegioinongsan.net@gmail.com

Tiêu đề mail: “Hồ sơ sản phẩm + Tên công ty/thương hiệu” để 2 bên tiện tra cứu và tìm kiếm khi cần thiết. Ví dụ: Hồ Sơ Sản Phẩm Zespri hoặc Hồ sơ sản phẩm Công ty TNHH Zespri Việt Nam.

Bước 2: Lựa chọn và hoàn thiện hợp đồng

Sau khi hoàn thiện hồ sơ sản phẩm của nhà cung cấp và căn cứ và hình thức mua bán hàng hoá, Thế Giới Nông Sản có 2 hình thức hợp đồng như sau:

• HỢP ĐỒNG MUA BÁN

Áp dụng với những nhà cung cấp sản phẩm theo thời vụ, sản phẩm TGNS đặt mua theo kỳ lớn hơn 45 ngày (hàng khô hạn sử dụng dài, công cụ dụng cụ như túi, hộp, khay…) hoặc sản phẩm chỉ mua bán 1 lần (tủ lạnh, kho lạnh, máy tính, thiết bị….)

Hợp đồng mua bán với Thế Giới Nông Sản tải tại ĐÂY (Mẫu hợp đồng mua bán hàng hoá TGNS)

• HỢP ĐỒNG NGUYÊN TẮC kèm PHỤ LỤC

• MẪU HỢP ĐỒNG CỦA NHÀ CUNG CẤP

Đối với các nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ, các đơn vị nhập khẩu đã có hợp đồng mẫu thì gửi lại hợp đồng cho Thế Giới Nông Sản qua Email: Ketoantgns@gmail.com và CC email thegioinongsan.net@gmail.com

Thông tin Đăng ký kinh doanh của Thế Giới Nông Sản để hoàn thiện hợp đồng, tải tại ĐÂY (Đăng ký kinh doanh TGNS)

Bước 3: Thực hiện hợp đồng

Hai bên tiến hành thực hiện theo hợp đồng đã ký kết. Các mẫu giấy tờ đính kèm trong quá trình thực hiện hợp đồng (đã đính kèm khi ký kết hợp đồng) đều có tại đây:

• Phiếu Giao Hàng: Tất cả các đơn hàng giao cho TGNS đều có phiếu giao hàng và xác nhận của người nhận, người giao, kế toán. Khi giao hàng chỉ giao phiếu giao hàng cho kho, không giao hoá đơn.

Sau khi nhận đủ hàng, Kế toán TGNS xác nhận số lượng thực nhận và tình trạng hàng hoá qua nhóm Zalo đặt hàng với Nhà cung cấp hoặc qua Email.

Tải mẫu PHIẾU GIAO HÀNG TGNS (Exel) và PHIẾU GIAO HÀNG TGNS (PDF)

• Hoá Đơn Bán Hàng: Nếu hoá đơn viết tay giao cùng hàng, nhà cung cấp để hoá đơn vào phong bì ghi thông tin người nhận là: Kế toán Thế Giới Nông Sản - Tầng 2. Hoá đơn có thể không cần bản cứng, gửi bản mềm qua email Ketoantgns@gmail.com và CC email thegioinongsan.net@gmail.com hoặc gửi vào nhóm Zalo mà TGNS đặt hàng.

Tải mẫu HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG TGNS (Excel) và HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG TGNS (PDF)

• Biên Bản Đối Chiếu Công Nợ: Đến kỳ thanh toán theo hợp đồng, nhà cung cấp gửi lại biên bản xác nhận công nợ cho kế toán TGNS đối chiếu. Kế toán 2 bên có trách nhiệm trao đổi, xử lý vấn đề trong vòng 24h (nếu có phát sinh).

Tải mẫu BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ TGNS (Excel)

• Sau khi hoàn thiện Biên Bản Đối Chiếu Công Nợ (có chữ ký xác nhận của kế toán 2 bên), Kế toán Thế Giới Nông Sản có trách nhiệm làm đề xuất thanh toán gửi lên ban lãnh đạo trong vòng 24h, để chuyển qua bộ phận Quỹ thanh toán cho nhà cung cấp.

• Các đề xuất đã duyệt, bộ phận Quỹ có trách nhiệm thanh toán cho Nhà Cung Cấp trong vòng 24h. Nếu quá hạn thanh toán, phát sinh vi phạm hợp đồng hay chi phí tài chính, vị trí nào là nguyên nhân sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Các thông tin cần bổ sung hoặc thắc mắc liên quan đến quy trình làm việc này, nhà cung cấp có thể liên hệ Hotline 0348712731 (Zalo) gặp Kế toán TGNS hoặc số 0948809993 gặp Ms Dương Bảo Yến - Quản lý TGNS.